'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Η παρούσα Πολιτική Αναφορών καθιερώνεται από το Εμπορικό και Βιομηχανικό Επιμελητήριο Αθηνών (ΕΒΕΑ) σε συμμόρφωση με τον ν. 4990/2022, ο οποίος ενσωματώνει στην εθνική έννομη τάξη την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου.
Σκοπός της είναι η διασφάλιση ενός ασφαλούς και εμπιστευτικού περιβάλλοντος για την υποβολή αναφορών σχετικά με παράνομες πράξεις ή παραλείψεις που αφορούν παραβιάσεις κανόνων δικαίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ) και συνακόλουθα βλάπτουν το δημόσιο συμφέρον.
Με τη θέσπιση αυτής της πολιτικής, το ΕΒΕΑ ενισχύει τη διαφάνεια, την ακεραιότητα και την υπευθυνότητα στις λειτουργίες του, και επιδεικνύει μηδενική ανοχή σε ενέργειες που μπορούν να διαταράξουν το υγιές εργασιακό του περιβάλλον ή/και να βλάψουν ή/και να εκθέσουν σε κίνδυνο τη φήμη και την αξιοπιστία του. Η προστασία των αναφερόντων αποτελεί ύψιστη προτεραιότητα, αποτρέποντας κάθε μορφή αντιποίνων.
Η πολιτική αυτή είναι δεσμευτική για το σύνολο του προσωπικού και των συνεργατών του ΕΒΕΑ, και αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο για την ορθή λειτουργία και την ενίσχυση της χρηστής διοίκησης.
2.ΟΡΙΣΜΟΙ
Αναφέρων
• Κάθε φυσικό πρόσωπο που αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο της εργασιακής του σχέσης με το EBEA.
Περιλαμβάνει όχι μόνο τους υπαλλήλους, αλλά και πρώην εργαζομένους, υποψηφίους για πρόσληψη, μέλη οργάνων διοίκησης, εθελοντές, ασκούμενους, καθώς και προμηθευτές και υπεργολάβους του EBEA.
• Τα μέλη του ΕΒΕΑ.
• Ο Αναφέρων προστατεύεται, εφόσον είχε βάσιμους λόγους να πιστεύει ότι οι πληροφορίες που ανέφερε ήταν αληθείς κατά τον χρόνο της αναφοράς.
Αναφερόμενος
• Κάθε φυσικό πρόσωπο ή νομικό πρόσωπο το οποίο κατονομάζεται στην αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο του παρόντος.
Παραβίαση
• Πράξη ή παράλειψη που είναι παράνομη και σχετίζεται με πράξεις του ενωσιακού δικαίου.
• Αντιβαίνει στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων του ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής του νόμου 4990/2022.
• Οι παραβιάσεις αφορούν ένα ευρύ φάσμα τομέων, όπως οι δημόσιες συμβάσεις, οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, η ασφάλεια των μεταφορών, η ασφάλεια των τροφίμων, η προστασία του περιβάλλοντος, η προστασία των καταναλωτών και η δημόσια υγεία.
Εσωτερικός Δίαυλος Αναφοράς
• Οι διαδικασίες και οι δίαυλοι που έχει θεσπίσει το ΕΒΕΑ για την υποδοχή, τη διαχείριση και την παρακολούθηση των αναφορών από τα προστατευόμενα πρόσωπα.
• Πρέπει να διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του αναφέροντος και των τρίτων που αναφέρονται στην αναφορά.
• Περιλαμβάνει τόσο γραπτούς (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ταχυδρομείο) όσο και προφορικούς τρόπους υποβολής (τηλεφωνική γραμμή, προσωπική συνάντηση).
Εξωτερική Αναφορά
• Η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (ΕΑΔ). Αφορά καταγγελίες στις οποίες δεν εμπλέκεται το ΕΒΕΑ και διαβιβάζονται αρμοδίως στην ΕΑΔ.
Αντίποινα
• Κάθε πράξη ή παράλειψη, άμεση ή έμμεση, που προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει ζημία στο προστατευόμενο πρόσωπο.
• Απαγορεύεται αυστηρά η άσκηση αντιποίνων κατά του αναφέροντος, των συνεργατών του, των συγγενών του και κάθε προσώπου που βοηθά στη διαδικασία αναφοράς.
• Στα αντίποινα περιλαμβάνονται, ενδεικτικά, η απόλυση, ο υποβιβασμός, η παρενόχληση, η αρνητική αξιολόγηση, η άρνηση προαγωγής και η επιβολή πειθαρχικών κυρώσεων, η διαγραφή μέλους, η καταγγελία σύμβασης κ.α.
Κακόβουλη Αναφορά
• Η Αναφορά που γίνεται εν γνώσει του Αναφέροντος ότι δεν είναι αληθής.
Η/O Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)
• Το στέλεχος που παραλαμβάνει και παρακολουθεί την εξέλιξη των αναφορών
Η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.)
• Η 3μελής Επιτροπή που ορίζεται από τη Διοικητική Επιτροπή του ΕΒΕΑ και αποφαίνεται επί της αναφοράς
3. ΣΤΟΧΟΙ – ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ
Η Πολιτική Αναφορών για παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου έχει ως στόχους:
• Ενίσχυση της Διαφάνειας και της Λογοδοσίας: Δημιουργία ενός μηχανισμού που επιτρέπει την αποκάλυψη παράνομων πράξεων και παραλείψεων, συμβάλλοντας στην ενίσχυση της διαφάνειας και της λογοδοσίας των διοικητικών λειτουργιών.
• Προστασία των Ατόμων που Αναφέρουν Παραβιάσεις: Διασφάλιση της προστασίας των προσώπων που, καλόπιστα, αναφέρουν παραβιάσεις, από κάθε είδους αντίποινα, όπως η απόλυση, η δυσμενής μεταχείριση, η παρενόχληση η διαγραφή μέλους, η καταγγελία σύμβασης κ.α.
• Πρόληψη και Αντιμετώπιση Παραβάσεων: Παροχή ενός αποτελεσματικού εργαλείου για την έγκαιρη αναγνώριση, διερεύνηση και αντιμετώπιση παραβάσεων του ενωσιακού δικαίου, προτού αυτές προκαλέσουν σοβαρή ζημία στο δημόσιο συμφέρον.
• Ενθάρρυνση της Υπεύθυνης Συμπεριφοράς: Καλλιέργεια κουλτούρας ακεραιότητας και υπευθυνότητας εντός του ΕΒΕΑ, ενθαρρύνοντας τους αναφέροντες να αποκαλύψουν κάθε πράξη ή συμπεριφορά που παραβιάζει το ενωσιακό δίκαιο και αποκλίνει από τις αρχές της χρηστής διοίκησης.
Βασικές Αρχές
Για την αποτελεσματική εφαρμογή της Πολιτικής Αναφορών, το ΕΒΕΑ δεσμεύεται από τις ακόλουθες βασικές αρχές:
• Εμπιστευτικότητα: Η ταυτότητα του αναφέροντος και των προσώπων που αναφέρονται στην καταγγελία προστατεύονται, διασφαλίζοντας την εμπιστευτικότητα σε όλα τα στάδια της διαδικασίας.
• Αμεροληψία και Αντικειμενικότητα: Η διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών διεξάγεται με αμεροληψία, αντικειμενικότητα και πλήρη συμμόρφωση με τις αρχές του κράτους δικαίου.
• Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα: Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται στο πλαίσιο της αναφοράς γίνεται σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR).
• Προστασία από Αντίποινα: Απαγορεύεται ρητά κάθε μορφή αντιποίνων σε βάρος των προστατευόμενων προσώπων. Σε περίπτωση επιβολής αντιποίνων, ο νόμος προβλέπει κυρώσεις για τους υπευθύνους.
• Ανατροφοδότηση: H/Ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) παρέχει έγκαιρη ανατροφοδότηση στον αναφέροντα σχετικά με τις ενέργειες που έχουν αναληφθεί για την εξέταση της αναφοράς.
• Διαθεσιμότητα: Οι δίαυλοι υποβολής αναφορών είναι ευχερώς προσβάσιμοι σε όλα τα προστατευόμενα πρόσωπα, εξασφαλίζοντας την ευκολία χρήσης και την προσβασιμότητα των σχετικών πληροφοριών.
4.ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ
4.1 Γενική Περιγραφή
Ως «Αναφορά Παραβίασης Ενωσιακού Δικαίου» νοείται κάθε γνωστοποίηση, με οποιονδήποτε τρόπο, πληροφοριών που αφορούν παραβιάσεις κανόνων του ενωσιακού ή / και του αντίστοιχου εθνικού δικαίου, οι οποίες πλήττουν ή ενδέχεται να πλήξουν τη δημόσια υγεία, τη δημόσια ασφάλεια, το περιβάλλον, τα οικονομικά συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, τη χρηστή διαχείριση δημοσίων και ευρωπαϊκών πόρων και εν γένει το δημόσιο συμφέρον.
Η έννοια της «παραβίασης» δεν περιορίζεται αποκλειστικά σε παράνομες ενέργειες, αλλά περιλαμβάνει και παραλείψεις, καταχρήσεις εξουσίας, πράξεις κακοδιοίκησης, συγκρούσεις συμφερόντων ή άλλες πρακτικές που έρχονται σε αντίθεση με το ενωσιακό πλαίσιο.
Οι αναφορές που εμπίπτουν στο αντικείμενο αυτής της Πολιτικής πρέπει να σχετίζονται άμεσα ή έμμεσα με τις δραστηριότητες του ΕΒΕΑ και των θυγατρικών του και να αναφέρονται σε τομείς ή πράξεις που υπόκεινται σε κανόνες του δικαίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης
4.2 Τομείς που καλύπτονται από την Πολιτική
Σύμφωνα με την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 και το άρθρο 4 του Ν. 4990/2022, το πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής περιλαμβάνει τις ακόλουθες κατηγορίες παραβάσεων:
α) Δημόσιες Συμβάσεις και Δημόσιες Προμήθειες
Παραβιάσεις που αφορούν τη διαδικασία ανάθεσης, εκτέλεσης ή τροποποίησης δημοσίων συμβάσεων.
Ενδεικτικά:
• αθέμιτες πρακτικές κατά τη διαδικασία αξιολόγησης προσφορών,
• ευνοϊκή μεταχείριση αναδόχων,
• ψευδή ή παραπλανητικά στοιχεία στη σύμβαση,
• παραβίαση των κανόνων διαφάνειας και δημοσιότητας,
• αθέτηση υποχρεώσεων δημοσιονομικής πειθαρχίας στα συγχρηματοδοτούμενα έργα.
β) Χρηματοοικονομικές Υπηρεσίες, Φορολογία και Νομιμοποίηση Εσόδων
Αναφορές που σχετίζονται με:
• αθέμιτη χρήση ευρωπαϊκών ή εθνικών κονδυλίων,
• παραβίαση κανόνων φορολογίας εταιρειών,
• ψευδή δηλωθέντα στοιχεία σε επιχορηγήσεις ή προγράμματα,
• παραβίαση κανονισμών περί σύγκρουσης συμφερόντων ή μη συμβατής διπλής χρηματοδότησης,
• νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ή χρηματοδότηση της τρομοκρατίας.
γ) Προστασία του Περιβάλλοντος
Περιλαμβάνονται παραβιάσεις κανόνων που αφορούν:
• ρύπανση εδαφών, υδάτων ή ατμόσφαιρας,
• παράνομη διάθεση αποβλήτων,
• αθέτηση περιβαλλοντικών όρων έργων χρηματοδοτούμενων από την ΕΕ,
• μη συμμόρφωση με την περιβαλλοντική αδειοδότηση ή τους κανονισμούς προστασίας φυσικών πόρων.
δ) Δημόσια Υγεία και Ασφάλεια
Αναφορές για πράξεις ή παραλείψεις που ενδέχεται να βλάψουν την υγεία των πολιτών ή την ασφάλεια των εργαζομένων, όπως:
• μη τήρηση κανόνων υγιεινής και ασφάλειας,
• παραπλανητική πληροφόρηση σχετικά με ιατρικές, φαρμακευτικές ή διατροφικές υπηρεσίες,
• ασφάλεια μεταφορών,
• ασφάλεια και συμμόρφωση προϊόντων,
• αθέτηση προτύπων ασφαλείας σε δημόσιες εγκαταστάσεις ή υπηρεσίες.
ε) Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Παραβιάσεις των αρχών του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR) και του Ν. 4624/2019, όπως:
• παράνομη επεξεργασία ή διαρροή δεδομένων,
• μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε προσωπικά αρχεία,
• μη συμμόρφωση με τις πολιτικές ασφάλειας πληροφοριών.
στ) Δημόσιο Χρηματοδοτικό Συμφέρον της ΕΕ
Παραβιάσεις που επηρεάζουν την ορθή διαχείριση ή χρήση ευρωπαϊκών κονδυλίων, όπως:
• ψευδή δικαιολογητικά και αναληθείς δηλώσεις για έργα στο ΕΣΠΑ, ΣΣ ΚΑΠ, Erasmus+, Horizon Europe κ.α.
• μη επιλέξιμες δαπάνες ή τεχνητός διαχωρισμός συμβάσεων,
• εικονικές αναθέσεις ή ψευδείς δηλώσεις αποτελεσμάτων.
ζ) Ακεραιότητα και Καλή Διακυβέρνηση
Περιλαμβάνονται συμπεριφορές ή πρακτικές όπως:
• κατάχρηση εξουσίας,
• διαφθορά, δωροδοκία ή εκβιασμός,
• αδικαιολόγητη εύνοια ή διακριτική μεταχείριση υπαλλήλων ή τρίτων,
• εκφοβισμός, απειλές.
5.ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ
5.1 Γενική Αρχή
Η ορθή εφαρμογή της Πολιτικής Αναφορών προϋποθέτει τον σαφή καθορισμό αρμοδιοτήτων μεταξύ των εμπλεκομένων προσώπων και οργάνων του ΕΒΕΑ.
Η διαχείριση των αναφορών αποτελεί σύνθετη διοικητική διαδικασία που συνδέεται με την αρχή της νομιμότητας, την αρχή της διαφάνειας, αλλά και την υποχρέωση προστασίας του αναφέροντος κατά τα άρθρα 10–14 του Ν. 4990/2022.
Στόχος της κατανομής αρμοδιοτήτων είναι η εξασφάλιση αντικειμενικότητας και αμεροληψίας, η ταχεία και αποτελεσματική διερεύνηση των αναφορών, η πλήρης προστασία εμπιστευτικότητας και η αποφυγή συγκρούσεων συμφερόντων ή επικάλυψης ευθυνών.
5.2 Η Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)
Η Υ.Π.Π.Α. ορίζεται με απόφαση της Διοικητικής Επιτροπής του ΕΒΕΑ. Πρόκειται για ανώτερο διοικητικό στέλεχος ή ειδικά εξουσιοδοτημένο πρόσωπο που ενεργεί με ανεξαρτησία, αμεροληψία και επαγγελματική εχεμύθεια.
Οι βασικές αρμοδιότητές του περιλαμβάνουν:
– Παραλαβή και καταχώριση αναφορών σε ασφαλές εμπιστευτικό μητρώο.
– Επιβεβαίωση παραλαβής προς τον αναφέροντα εντός 7 ημερών.
– Διαχείριση εμπιστευτικότητας και προστασία ταυτότητας του αναφέροντος.
– Υποβολή της αναφοράς στην Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.)
– Συντονισμό ενεργειών και διαβίβαση σε αρμόδιες αρχές (Εθνική Αρχή Διαφάνειας, αρμόδιο Εισαγγελέα κ.λπ.).
– Ανατροφοδότηση προς τον αναφέροντα εντός 3 μηνών.
– Σύνταξη ετήσιας απολογιστικής έκθεσης προς το Δ.Σ.
5.3 Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.)
Η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.) ορίζεται με απόφαση της Διοικητικής Επιτροπής του ΕΒΕΑ.
Η Ε.Δ.Α. αποτελείται από τουλάχιστον τρία μέλη.
Στην Επιτροπή δεν μπορεί να συμμετέχει πρόσωπο που κατονομάζεται στην αναφορά, είτε ως υπαίτιος είτε ως συνεργός είτε ως μάρτυρας.
Η Ε.Δ.Α. έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες:
• Εξετάζει το παραδεκτό των αναφορών που έρχονται σε γνώση της από όλα τα θεσπισμένα κανάλια αναφορών του ΕΒΕΑ.
• Αξιολογεί τις αναφορές, ειδικά αν αφορά εσωτερικές αναφορές ή αποτελούν εξωτερικές αναφορές και πρέπει να διαβιβαστών στην ΕΑΔ.
• Επικοινωνεί με την Υ.Π.Π.Α. για την ανταλλαγή των απαραίτητων πληροφοριών.
• Λαμβάνει κάθε πρόσφορο μέσο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των προσώπων που εμπλέκονται στις αναφορές και μεριμνά για τη διαγραφή τους σύμφωνα με τις προβλεπόμενες προθεσμίες.
• Εποπτεύει την Διαδικασία Εσωτερικής Διερεύνησης των αποδεκτών Αναφορών.
Η Ε.Δ.Α. είναι αρμόδια να διεξάγει διεξοδικούς ελέγχους, προκειμένου να αξιολογήσει την ακρίβεια των ισχυρισμών. Για τη διερεύνηση μπορεί να προβαίνει σε συνεντεύξεις, να διενεργεί αυτοψίες ή να αναθέτει σε ειδικούς συμβούλους (π.χ. νομικούς, οικονομολόγους) τη διερεύνηση συγκεκριμένων πτυχών.
5.4 Η Διοικητική Επιτροπή του ΕΒΕΑ.
Η Διοικητική Επιτροπή του ΕΒΕΑ φέρει τη γενική εποπτεία για την εφαρμογή της Πολιτικής Αναφορών. Οι αρμοδιότητές της περιλαμβάνουν:
Ορισμό και αντικατάσταση της Υ.Π.Π.Α..
• Ορισμό της Ε.Δ.Α.
• Έγκριση διαδικασιών και εμπιστευτικού μητρώου αναφορών.
• Παραλαβή και αξιολόγηση ετήσιων εκθέσεων της Υ.Π.Π.Α.
• Διασφάλιση επαρκών πόρων και προσωπικού.
• Ενίσχυση κουλτούρας ακεραιότητας και διαφάνειας.
5.5 Διοικητικές Υπηρεσίες και Προϊστάμενοι Μονάδων
Οι διοικητικές μονάδες του ΕΒΕΑ συνδράμουν την Υ.Π.Π.Α. στην παροχή πληροφοριών και στην υλοποίηση μέτρων. Οφείλουν να ανταποκρίνονται άμεσα και να τηρούν πλήρη εχεμύθεια.
Η παραβίαση εμπιστευτικότητας αποτελεί πειθαρχικό παράπτωμα. Εφόσον προκύπτουν ενδείξεις πειθαρχικού παραπτώματος, η Υ.Π.Π.Α. διαβιβάζει τα στοιχεία στον αρμόδιο προϊστάμενο.
5.6 Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)
Ο DPO συνεργάζεται στενά με την Υ.Π.Π.Α. για τη συμμόρφωση με τον GDPR. Διασφαλίζει ότι τα δεδομένα συλλέγονται μόνο για σκοπούς διερεύνησης, τηρούνται οι αρχές ελαχιστοποίησης και εφαρμόζονται μέτρα ασφάλειας.
Παρέχει συμβουλευτική υποστήριξη και παρακολουθεί τη διαγραφή ή ανωνυμοποίηση δεδομένων.
5.7. Εσωτερικός Ελεγκτής
Ο Εσωτερικός Ελεγκτής παρακολουθεί τη λειτουργία του μηχανισμού αναφορών, αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών και συντάσσει εκθέσεις προς τον Πρόεδρο του ΕΒΕΑ.
Έχει ρόλο ανεξάρτητου ελεγκτικού φορέα και προτείνει βελτιώσεις.
5.8 Αναφέρων και Προστατευόμενα Πρόσωπα
Ο αναφέρων έχει δικαίωμα προστασίας ταυτότητας, ενημέρωσης και ασφάλειας από αντίποινα. Υποχρεούται να παρέχει αληθείς πληροφορίες και να συνεργάζεται με την/τον Υ.Π.Π.Α..
Η προστασία επεκτείνεται και σε συνεργάτες, υπεργολάβους, πρώην εργαζόμενους ή πρόσωπα που συνδέονται με τον αναφέροντα.
5.9 Εθνική Αρχή Διαφάνειας (ΕΑΔ)
Η ΕΑΔ λειτουργεί ως εξωτερικός φορέας εποπτείας και ως φορέας υποδοχής εξωτερικών αναφορών. Το ΕΒΕΑ υποχρεούται να συνεργάζεται και να παρέχει πληροφορίες όταν ζητηθούν.
Σε σοβαρές ή επαναλαμβανόμενες παραβάσεις, ο Υ.Π.Π.Α. ενημερώνει αμελλητί την ΕΑΔ.
5.10 Συμπέρασμα
Η καθαρή και διαφανής κατανομή αρμοδιοτήτων διασφαλίζει ότι το σύστημα αναφορών του ΕΒΕΑ λειτουργεί με συνέπεια, νομιμότητα και αξιοπιστία.
Η λογοδοσία, η συνεργασία και η ανεξαρτησία αποτελούν θεμελιώδεις αρχές για τη διασφάλιση ενός ολοκληρωμένου πλαισίου προστασίας των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου.
6.ΔΕΣΜΕΥΣΕΙΣ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
6.1 Εισαγωγική Δήλωση Δέσμευσης
Το ΕΒΕΑ δηλώνει με σαφήνεια την πλήρη δέσμευσή του στην προώθηση της νομιμότητας, της διαφάνειας και της χρηστής διοίκησης σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας του Οργανισμού.
Η Πολιτική Αναφορών Παραβιάσεων Ενωσιακού Δικαίου εντάσσεται στο συνολικό πλαίσιο ηθικής διακυβέρνησης και δημόσιας ακεραιότητας που υιοθετεί το ΕΒΕΑ, αποτελώντας βασικό εργαλείο πρόληψης, έγκαιρης ανίχνευσης και αντιμετώπισης φαινομένων παρατυπιών ή παραβιάσεων του ενωσιακού δικαίου.
Το ΕΒΕΑ αναγνωρίζει ότι η καθιέρωση ενός αξιόπιστου και ασφαλούς μηχανισμού αναφορών ενισχύει την εμπιστοσύνη των πολιτών και των εργαζομένων, προάγει τη διαφάνεια στη δημόσια δράση και ενδυναμώνει τη λογοδοσία και την υπευθυνότητα όλων των εμπλεκομένων.
6.2 Θεμελιώδεις Αρχές Πολιτικής και Διακυβέρνησης
Το ΕΒΕΑ δεσμεύεται να λειτουργεί σύμφωνα με τις παρακάτω αρχές χρηστής διακυβέρνησης:
α) Αρχή της Νομιμότητας: Απόλυτη συμμόρφωση με το εθνικό και ενωσιακό δίκαιο και έγκαιρη αντιμετώπιση παραβιάσεων.
β) Αρχή της Διαφάνειας: Διαφανείς διαδικασίες λήψης αποφάσεων και δημοσιότητας.
γ) Αρχή της Αμεροληψίας: Αντικειμενική διαχείριση αναφορών χωρίς προκαταλήψεις ή επιρροές.
δ) Αρχή της Προστασίας του Αναφέροντος: Απόλυτη προστασία από κάθε μορφή αντιποίνων για αναφορές καλής πίστης.
ε) Αρχή της Εχεμύθειας: Διασφάλιση εμπιστευτικότητας και περιορισμένη γνωστοποίηση ταυτότητας.
6.3 Ο Ρόλος του ΕΒΕΑ στην Ενίσχυση της Κουλτούρας Ακεραιότητας
Το ΕΒΕΑ αναλαμβάνει ενεργό ρόλο στη διάδοση κουλτούρας ακεραιότητας, όπου οι εργαζόμενοι αισθάνονται ασφαλείς να εκφράσουν ανησυχίες και γνωρίζουν πώς να υποβάλουν αναφορές.
Το ΕΒΕΑ δεσμεύεται:
– Να οργανώνει ετήσια προγράμματα εκπαίδευσης και ενημέρωσης μέσω της Υ.Π.Π.Α..
– Να αναρτά την Πολιτική Αναφορών στην ιστοσελίδα και στους πίνακες ανακοινώσεων.
– Να παρέχει ανώνυμα κανάλια επικοινωνίας για όλους τους συνεργάτες.
– Να ενθαρρύνει τη μηδενική ανοχή σε φαινόμενα συγκάλυψης ή εκφοβισμού.
– Να εντάσσει τις αρχές της Πολιτικής στα συστήματα διαχείρισης κινδύνων και αξιολόγησης.
6.4 Δέσμευση για Θεσμική Ανεξαρτησία και Ακεραιότητα Διαδικασιών
Το ΕΒΕΑ διασφαλίζει την ανεξαρτησία της Υ.Π.Π.Α. και της Ε.Δ.Α. και τη διαφάνεια στη διαδικασία διαχείρισης αναφορών.
Οι αποφάσεις βασίζονται αποκλειστικά σε τεκμηριωμένα στοιχεία και κάθε ενέργεια είναι καταγεγραμμένη, ιχνηλάσιμη και ελέγξιμη.
6.5 Διασφάλιση Πόρων και Υποστήριξης
Το ΕΒΕΑ δεσμεύεται να εξασφαλίζει τους απαραίτητους οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους για την αποτελεσματική λειτουργία του μηχανισμού αναφορών.
Αυτό περιλαμβάνει ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων, νομική και ψυχολογική υποστήριξη αναφερόντων και μηχανισμό ποιοτικού ελέγχου διαδικασιών.
Η χρηματοδότηση εντάσσεται στον ετήσιο προϋπολογισμό και εγκρίνεται από τη Διοικητική Επιτροπή.
6.6 Μηχανισμός Παρακολούθησης και Βελτίωσης
Το ΕΒΕΑ εφαρμόζει μηχανισμό συνεχούς αξιολόγησης της Πολιτικής Αναφορών, μέσω:
– Ετήσιων εκθέσεων Υ.Π.Π.Α. και Εσωτερικού Ελεγκτή.
– Δεικτών επίδοσης (KPIs) όπως για παράδειγμα το χρόνο διεκπεραίωσης αναφορών.
– Εσωτερικών αξιολογήσεων και αναθεωρήσεων διαδικασιών.
– Δημοσιοποίησης συνοπτικών στοιχείων λειτουργίας με σεβασμό στην εμπιστευτικότητα.
6.7 Δέσμευση για Μηδενική Ανοχή στη Διαφθορά
Το ΕΒΕΑ υιοθετεί πολιτική μηδενικής ανοχής απέναντι σε κάθε μορφή απάτης, διαφθοράς ή συγκάλυψης παραβάσεων.
Κάθε προσπάθεια παρεμπόδισης, απόκρυψης ή αλλοίωσης δεδομένων επισύρει πειθαρχικές ή ποινικές κυρώσεις.
6.8 Συμπέρασμα
Το ΕΒΕΑ αναλαμβάνει την ευθύνη εφαρμογής και παρακολούθησης της Πολιτικής Αναφορών.
Με τη δέσμευση αυτή διασφαλίζεται η θεσμική εμπιστοσύνη, η προστασία των αναφερόντων και η ενίσχυση της λογοδοσίας.
Η Πολιτική αποτελεί ζωντανό εργαλείο θεσμικής ωριμότητας και η Διοίκηση δεσμεύεται να την υπηρετεί με συνέπεια, υπευθυνότητα και συνεχή βελτίωση.
7.ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ
7.1 Εισαγωγή
Το παρόν κεφάλαιο καθορίζει αναλυτικά τη διαδικασία υποβολής, καταχώρισης, παρακολούθησης και διεκπεραίωσης αναφορών για παραβιάσεις του ενωσιακού ή εθνικού δικαίου, σύμφωνα με τον Ν. 4990/2022 και την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937. Στόχος είναι η διασφάλιση ενός σαφούς, ασφαλούς και αξιόπιστου πλαισίου για όλα τα πρόσωπα που επιθυμούν να υποβάλουν αναφορά στο ΕΒΕΑ.
7.2 Βασικές Αρχές Διαδικασίας
Η διαδικασία υποβολής αναφοράς διέπεται από τις αρχές της προσβασιμότητας, εμπιστευτικότητας, αμεροληψίας, διαφάνειας, προστασίας από αντίποινα και τήρησης προθεσμιών (7 ημέρες επιβεβαίωση, 3 μήνες απάντηση).
7.3 Δικαιούμενα Πρόσωπα
Αναφορά μπορεί να υποβάλει κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που έχει αποκτήσει πληροφορίες στο πλαίσιο της εργασίας του (εργαζόμενοι, πρώην εργαζόμενοι, υποψήφιοι, συνεργάτες, εθελοντές, ασκούμενοι ή πρόσωπα συνδεδεμένα με τον αναφέροντα) ή/της συνεργασίας (π.χ. προμηθευτές) ή όντας μέλος του ΕΒΕΑ.
7.4 Τρόποι Υποβολής Αναφοράς
Η Πολιτική προβλέπει πολλαπλά κανάλια υποβολής:
– Εσωτερικό Κανάλι: ηλεκτρονικά στο whistleblowing@acci.gr, ή εγγράφως ή προφορικά μέσω συνάντησης με την Υ.Π.Π.Α. ή και μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας.
– Ανώνυμη Υποβολή: εφόσον περιλαμβάνει επαρκή στοιχεία.
– Εξωτερικό Κανάλι: μέσω της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας (www.aead.gr), όταν το εσωτερικό δεν είναι ασφαλές ή αποτελεσματικό.
7.5 Περιεχόμενο Αναφοράς
Κάθε αναφορά πρέπει να περιλαμβάνει: ταυτότητα (αν υπάρχει), περιγραφή παραβίασης, χρόνο/τόπο, εμπλεκόμενους, αποδεικτικά στοιχεία και στοιχεία επικοινωνίας.
7.6 Στάδια Διαχείρισης Αναφοράς
1. Λήψη και Καταχώριση: Η Υ.Π.Π.Α. αποδίδει μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου και τηρεί εμπιστευτικό μητρώο.
2. Επιβεβαίωση Παραλαβής: Εντός 7 ημερών.
3. Αξιολόγηση Παραδεκτού: Έλεγχος αν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής.
4. Προκαταρκτική Εξέταση: Διερεύνηση ή διαβίβαση απευθείας στην Ε.Δ.Α..
5. Ανατροφοδότηση: Εντός 3 μηνών ενημέρωση του αναφέροντος.
6. Κλείσιμο Υπόθεσης: Αρχειοθέτηση και διαγραφή δεδομένων μετά από 3 έτη.
7.7 Εμπιστευτικότητα και Ασφάλεια Πληροφοριών
Η διαδικασία περιλαμβάνει κρυπτογράφηση επικοινωνιών, περιορισμένη πρόσβαση, ασφαλή αποθήκευση αρχείων και αυστηρή τήρηση του GDPR. Η ταυτότητα του αναφέροντος δεν γνωστοποιείται χωρίς συναίνεση.
7.8 Υποστήριξη και Ενημέρωση Αναφερόντων
Το ΕΒΕΑ μέσω της Υ.Π.Π.Α. παρέχει ενημερωτικό υλικό, τη δυνατότητα προσωπικής ή και τηλεφωνικής επαφής προστατεύοντας τον αναφέροντα, συμβουλευτική υποστήριξη και ετήσιες ενημερώσεις προσωπικού.
7.9. Ειδικές Περιπτώσεις
– Παραβιάσεις προσωπικών δεδομένων: στον DPO.
– Οικονομικές παρατυπίες σε συγχρηματοδοτούμενα έργα: στη Διαχειριστική Αρχή.
– Κίνδυνος ζωής ή ασφάλειας: άμεση ενημέρωση αρμόδιας εισαγγελικής και αστυνομικής αρχής.
7.10 Τεκμηρίωση και Αναφορές
Όλες οι ενέργειες τεκμηριώνονται εγγράφως για λόγους ιχνηλασιμότητας και διαφάνειας: αντίγραφα αναφορών, σημειώσεις, ενέργειες, ημερομηνίες, αποτελέσματα.
7.11 Συμπέρασμα
Η καθιέρωση σαφών διαδικασιών υποβολής αναφοράς ενισχύει τη θεσμική αξιοπιστία, και την κουλτούρα διαφάνειας και ηθικής διακυβέρνησης του ΕΒΕΑ.
8.ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
8.1 Εισαγωγή
Η παρούσα ενότητα καθορίζει τη διαδικασία διαχείρισης των αναφορών που υποβάλλονται στο ΕΒΕΑ από τη στιγμή της παραλαβής έως την τελική αρχειοθέτηση και ενημέρωση του αναφέροντος.
Η διαδικασία εφαρμόζεται σε όλες τις αναφορές που υποβάλλονται μέσω επίσημων καναλιών και διασφαλίζει τη διαφάνεια, την προστασία των εμπλεκομένων και τη συμμόρφωση με τον Ν. 4990/2022 και την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937.
8.2 Αρχές Διαχείρισης Αναφορών
Η διαδικασία βασίζεται στις αρχές:
• Εχεμύθειας και Εμπιστευτικότητας – προστασία ταυτότητας αναφερόντων.
• Αμεροληψίας και Αντικειμενικότητας – ανεξάρτητη εξέταση χωρίς προκατάληψη.
• Ακεραιότητας Διαδικασίας – τεκμηρίωση και ιχνηλασιμότητα ενεργειών.
• Προστασίας Αναφερόντων – απαγόρευση αντιποίνων ή δυσμενών συνεπειών.
• Διαφάνειας και Λογοδοσίας – τήρηση εμπιστευτικού μητρώου και ετήσια αξιολόγηση.
8.3 Στάδια Διαχείρισης Αναφοράς
α) Λήψη και Καταχώριση: Η Υ.Π.Π.Α. λαμβάνει και καταχωρίζει την αναφορά στο Εμπιστευτικό Μητρώο με μοναδικό αριθμό. Αν είναι ανώνυμη, αξιολογεί την επάρκεια στοιχείων.
β) Επιβεβαίωση Παραλαβής: Εντός 7 ημερών αποστέλλεται επιβεβαίωση στον αναφέροντα.
γ) Αξιολόγηση Παραδεκτού: Ελέγχεται αν η αναφορά εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής. Αν όχι, ενημερώνεται ο αναφέρων ή διαβιβάζεται αρμοδίως στην Ε.Δ.Α.
δ) Προκαταρκτική Διερεύνηση: Η Ε.Δ.Α. συλλέγει πρόσθετα στοιχεία και συνεργάζεται με Υ.Π.Π.Α. ή/και Εσωτερικό Ελεγκτή. Όλες οι ενέργειες τεκμηριώνονται.
ε) Ανατροφοδότηση: Εντός 3 μηνών παρέχεται ενημέρωση για την πορεία της υπόθεσης ή αιτιολογημένη παράταση.
στ) Κλείσιμο και Αρχειοθέτηση: Με την ολοκλήρωση, συντάσσεται έκθεση και ο φάκελος φυλάσσεται για 3 έτη πριν διαγραφή ή ανωνυμοποίηση.
8.4 Εμπλεκόμενοι Ρόλοι και Ευθύνες
Υ.Π.Π.Α. : Κεντρικό σημείο επαφής, ενημέρωση, τήρηση αρχείων, υποβολή εκθέσεων.
Ε.Δ.Α.: Διερεύνηση και Αξιολόγηση της αναφοράς
Διοικητική Επιτροπή: Εποπτεία διαδικασίας, εξασφάλιση πόρων και παραλαβή ετήσιων εκθέσεων.
DPO: Διασφαλίζει την προστασία προσωπικών δεδομένων.
Εσωτερικός Ελεγκτής: Ανεξάρτητος έλεγχος τήρησης διαδικασιών και αποτελεσματικότητας.
Προϊστάμενοι Υπηρεσιών: Παροχή πληροφοριών, υποστήριξη διερεύνησης.
ΕΑΔ: Εξωτερικός εποπτικός φορέας, λαμβάνει ή παρακολουθεί σοβαρές αναφορές.
8.5 Παρακολούθηση και Ανατροφοδότηση
Ο Υ.Π.Π.Α. υποβάλλει περιοδικές εκθέσεις στη Διοίκηση με στατιστικά στοιχεία, κατηγορίες αναφορών, μέσο χρόνο διαχείρισης και προτάσεις βελτίωσης.
Τα στοιχεία συμβάλλουν στη συνεχή βελτίωση των μηχανισμών συμμόρφωσης του φορέα.
8.6 Αρχείο και Τήρηση Δεδομένων
Όλες οι αναφορές φυλάσσονται σε ψηφιακή και φυσική μορφή για 3 έτη, υπό την ευθύνη του Υ.Π.Π.Α. και του DPO.
Η πρόσβαση είναι περιορισμένη στα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα και κάθε αίτημα πρόσβασης καταγράφεται.
Η τήρηση εξυπηρετεί τη διαφάνεια και την αποδεικτικότητα.
8.7 Διάγραμμα Ροής Διαχείρισης Αναφορών
Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει τη ροή της διαδικασίας διαχείρισης αναφορών στο πλαίσιο της Πολιτικής Αναφορών Παραβιάσεων Ενωσιακού Δικαίου του ΕΒΕΑ, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 4990/2022 και τις κατευθύνσεις της ΕΑΔ. Απεικονίζει τα στάδια, τα κύρια καθήκοντα και τα χρονικά όρια ολοκλήρωσης.
🟦 ΣΤΑΔΙΟ 1: ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΝΑΦΟΡΑΣ
• Υποβολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εντύπου ή προφορικά.
• Δυνατότητα ανώνυμης αναφοράς.
⏱ Χρονικό Όριο: Ημέρα 0
⬇️
🟦 ΣΤΑΔΙΟ 2: ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ & ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ
• Καταχώριση από την Υ.Π.Π.Α. στο Εμπιστευτικό Μητρώο Αναφορών.
• Αποστολή επιβεβαίωσης παραλαβής στον αναφέροντα.
⏱ Χρονικό Όριο: Εντός 7 ημερών
⬇️
🟦 ΣΤΑΔΙΟ 3: ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΑΡΑΔΕΚΤΟΥ & ΟΥΣΙΑΣ
• Έλεγχος πληρότητας και συνάφειας με το πεδίο εφαρμογής.
• Απόφαση για διερεύνηση ή διαβίβαση στην Ε.Δ.Α.
⏱ Χρονικό Όριο: Έως 1 μήνα
⬇️
🟦 ΣΤΑΔΙΟ 4: ΠΡΟΚΑΤΑΡΚΤΙΚΗ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗ
• Συλλογή στοιχείων, τεκμηρίων και συνεντεύξεων.
• Συνεργασία της Ε.Δ.Α. με ΥΠΠΑ, ή / και Εσωτερικό Ελεγκτή ή άλλες αρχές.
⏱ Χρονικό Όριο: Εντός 3 μηνών
⬇️
🟦 ΣΤΑΔΙΟ 5: ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΟΣ
• Παροχή ενημέρωσης για την πρόοδο ή το αποτέλεσμα της διερεύνησης.
• Ενδεχόμενη αιτιολογημένη παράταση έως +3 μήνες.
⏱ Χρονικό Όριο: Έως 6 μήνες συνολικά
⬇️
🟦 ΣΤΑΔΙΟ 6: ΚΛΕΙΣΙΜΟ & ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ
• Σύνταξη τελικής έκθεσης και ενημέρωση Διοικητικής Επιτροπής.
• Φύλαξη φακέλου για 3 έτη και διαγραφή/ανωνυμοποίηση δεδομένων.
⏱ Χρονικό Όριο: 3 έτη από ολοκλήρωση
8.8 Συμπέρασμα
Η διαδικασία διαχείρισης των αναφορών διασφαλίζεται από την τήρηση της εμπιστευτικότητας, την ιχνηλασιμότητα και την έγκαιρη ανταπόκριση. Το ΕΒΕΑ δεσμεύεται για τη συνεχή βελτίωση και την πλήρη εναρμόνιση της διαδικασίας με το ευρωπαϊκό και εθνικό πλαίσιο.
9. ΜΕΤΡΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΛΗΨΗ, ΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ, ΤΟΝ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟ ΚΑΙ ΤΗΝ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ
9.1 Εισαγωγή
Η ενότητα περιγράφει τα μέτρα που λαμβάνει το ΕΒΕΑ για την πρόληψη, τον έλεγχο, τον περιορισμό και την αντιμετώπιση κινδύνων που σχετίζονται με τη λειτουργία της Πολιτικής Αναφορών.
Η προσέγγιση βασίζεται στη διαχείριση κινδύνων και στον κύκλο ακεραιότητας που προωθεί η ΕΑΔ, εξασφαλίζοντας διαφάνεια, ασφάλεια και λογοδοσία.
9.2 Προληπτικά Μέτρα
• Θεσμική Θωράκιση: Εφαρμογή εγκεκριμένης Πολιτικής Αναφορών και τακτική αναθεώρηση κανονισμών.
• Εκπαίδευση και Ευαισθητοποίηση: Συνεχής ενημέρωση προσωπικού και συνεργατών για διαδικασίες και κινδύνους.
• Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου: Καθιέρωση μηχανισμών ελέγχου πρόσβασης και περιοδικοί έλεγχοι συμμόρφωσης.
• Κουλτούρα Μηδενικής Ανοχής: Συνεχής προβολή της δέσμευσης της Διοίκησης κατά της διαφθοράς και των αντιποίνων.
9.3 Μέτρα Ελέγχου και Περιορισμού
• Τακτικοί Έλεγχοι Διαδικασιών: Τριμηνιαία παρακολούθηση λειτουργίας καναλιών αναφοράς και δεικτών κινδύνου.
• Έλεγχος Πρόσβασης και Πληροφοριών: Ο DPO εφαρμόζει τεχνικά μέτρα ασφάλειας και περιορισμό πρόσβασης.
• Περιορισμός Επιπτώσεων: Σε περιπτώσεις παραβίασης λαμβάνονται άμεσα διορθωτικά μέτρα και ενεργοποιείται ομάδα διαχείρισης κρίσεων.
• Προστασία Αναφερόντων: Μηχανισμοί προστασίας από αντίποινα και υποστήριξη όσων υφίστανται πίεση.
9.4 Μέτρα Αντιμετώπισης και Ανάκαμψης
• Αναφορά και Καταγραφή Περιστατικού: Η Υ.Π.Π.Α. καταγράφει και ενημερώνει τη Διοίκηση. Σε παραβίαση δεδομένων, ειδοποιείται ο DPO εντός 24 ωρών.
• Ανάλυση Αιτίων και Επιπτώσεων: Ο Εσωτερικός Ελεγκτής διερευνά τα αίτια και προτείνει μέτρα αποκατάστασης.
• Διορθωτικά και Πειθαρχικά Μέτρα: Εφαρμογή κυρώσεων ή αναδιάρθρωση διαδικασιών όπου απαιτείται.
• Αναθεώρηση Διαδικασιών: Επανεξέταση και προσαρμογή Πολιτικής για αποτροπή επανάληψης παρόμοιων περιστατικών.
9.5 Ρόλοι και Ευθύνες
Διοικητική Επιτροπή: Εγκρίνει το πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων και λαμβάνει στρατηγικές αποφάσεις.
Υ.Π.Π.Α./Ε.Δ.Α.: Εντοπίζουν κινδύνους και εισηγούνται διορθωτικά μέτρα.
DPO: Διαχειρίζεται κινδύνους σχετικούς με την προστασία δεδομένων.
Εσωτερικός Ελεγκτής: Παρακολουθεί και αξιολογεί περιοδικά τα αποτελέσματα των ελέγχων.
ΕΑΔ: Ασκεί εποπτεία και παρέχει οδηγίες για θεσμικούς κινδύνους ακεραιότητας.
Πίνακας Ανάλυσης Κινδύνων και Μέτρων Αντιμετώπισης
Ο παρών πίνακας παρουσιάζει τους κύριους κινδύνους που ενδέχεται να επηρεάσουν τη λειτουργία της Πολιτικής Αναφορών του ΕΒΕΑ, την πιθανότητα και την επίπτωσή τους, καθώς και τα αντίστοιχα
